Skoro już wiemy jak stworzyć projekt, pozostaje nam go uzupełnić! Im lepiej to zrobimy, tym więcej wniosków i statystyk będziemy w stanie uzyskać 📈
Widok środka projektu
Zacznijmy od lewej strony. "Menu podręczne" pomoże nam łatwo przełączać się między szczegółami bieżących zleceń - to taka nasza "mała tablica kanban".
W nagłówku z prawej strony widzimy także, że projekt składa się z 4 zakładek: Szczegóły, Prognoza, Zarządzanie i Rozliczenie. Za chwilę przejdziemy przez każdą z nich - zacznijmy od szczegółów!
Zakładka "Szczegóły"
Tutaj bez zaskoczenia - uzupełnimy podstawowe informacje o zleceniu oraz zanotujemy wszystko, co nam potrzebne. Dwie górne tabele - dane projektu i kontrahenta, są już przynamniej częściowo wypełnione. Żeby je edytować, kliknij w trzy kropki w prawym górnym rogu tabeli.
Dwie dolne tabele to komentarze do projektu oraz materiał do zamówienia. Żeby dodać wpis, wystarczy uzupełnić jego treść i nacisnąć przycisk "Wyślij", z prawej strony. By edytować wpis, wystarczy kliknąć na niego lewym przyciskiem myszy i zmienić jego treść.
A jaką treść tutaj wpisać? 😅 Komentarze do Projektu to miejsce na zapisanie ustaleń z klientem, rabatów, korespondencji itp. Materiał do zamówienia zaś to miejsce na zebranie... materiału do zamówienia! 😁 Przydatne, by niczego nie zapomnieć oraz w przypadku kiedy mamy pracownika biurowego (Pani ...., proszę zamówić ....).
Zakładka "Prognoza"
Jesteśmy gotowi, by przejść do prognozowania danych finansowych zlecenia. Pierwsze, co rzuca się w oczy po zmianie zakładki na "Prognoza", są trzy kolumny: "Przychody", "Koszty" i "Dochód".
Są tutaj podsumowania, w których za chwilę pojawią się wszystkie pozycje, które zaraz uzupełnimy. Niebawem wrócimy do tego miejsca! :)
Prognoza przychodów
W tej tabelce zbieramy wszystkie umowy z kontrahentem i inne źródła przychodów, wraz z ich nazwą, ceną jednostkową i ilością. W przypadku chęci zmiany pola danych są wciąż edytowalne, a jeśli trzeba usunąć jakąś pozycję, skorzystaj z przycisku "X" z jej prawej strony.
Prognoza materiałów
Listujemy tutaj wszystkie materiały, które będą nam potrzebne na zleceniu. Wpisujemy więc ich nazwę, ilość i cenę jednostkową.
Prognoza Materiałów Pomocniczych
Następna tabelka jest analogiczna, jednak tutaj listujemy mniejsze materiały pomocnicze.
Prognoza Kosztów Pracowników
W kolejnej tabelce - Prognoza Kosztów Pracowników, wyceniamy robociznę. Wpisujemy więc imię pracownika oraz ile dni, przez ile godzin i za jaką stawkę za roboczogodzinę będzie on pracować. Czynność powtarzamy dla każdego pracownika, który będzie brać udział przy projekcie.
Prognoza kosztów podwykonawców
W przypadku, kiedy korzystamy z usług podwykonawców, przydaje się kolejna tabelka. To odpowiednie miejsce, by uzupełnić koszty związane właśnie z podwykonawstwem.
Prognoza pozostałych kosztów
W ostatniej tabeli możemy prognozować pozostałe koszty, jakie mogą się nam przytrafić przy zleceniu.
Cofnijmy się teraz na górę zakładki "Prognoza" - do trzech tabel podsumowań, o których wspomnieliśmy na początku. Widzimy, że dane są uzupełnione:
w przychodach widzimy wszystkie umowy z kontrahentem
w kosztach widzimy ile będą nas kosztować materiały, materiały pomocnicze, pracownicy, podwykonawcy i inne
automatycznie przeliczył się także dochód ze zlecenia, zysk operacyjny, a biorąc pod uwagę ilość roboczogodzin, znamy także zysk z godziny pracy
Przeanalizuj czy wpisałeś wszystkie dane - następnie, u góry projektu, zmieńmy zakładkę na "Zarządzanie".
Zakładka "Zarządzanie"
Jest to zakładka zbudowana idealnie tak samo jak Prognoza, jednak wcześniej przewidywaliśmy przychody i koszty. Naszym zadaniem tutaj jest zapisywanie faktycznych przychodów i kosztów.
Zakładka "Rozliczenie"
Ta część projektu wygląda nieco inaczej, ale nadal działa na tych samych zasadach. U góry zakładki znów widzimy 3 kolumny z podsumowaniem: wartość projektu, wszystkie wpłaty oraz ile pozostaje do zapłaty. Oczywiście pojawią się tam dane, które zaraz uzupełnimy w tabelkach poniżej.
Pierwszą z nich jest wartość umówionych prac. Tutaj zapisujemy ile łącznie powinniśmy dostać pieniędzy od klienta oraz na jakiej podstawie (np. umowy).
W drugiej tabelce listujemy wszystkie zaliczki i wpłaty, notując ich nazwę, datę, wartość i formę płatności (gotówka/przelew).
W ostatniej tabelce zbieramy wszystkie faktury jakie wystawiliśmy klientowi, wraz z ich tytułem, numerem, datą i wartością. Do każdej z tych trzech wymienionych tabel możesz dopisać opis, komentarz - zostanie on dołączony do wydruku zestawień przydatnych do rozliczenia z klientem.*
Wróćmy teraz na górę zakładki, do kolumn z podsumowaniem. W lewej kolumnie Wartość Projektu widzimy wszystkie umowy jakie wpisaliśmy w pierwszej tabeli (wiemy więc ile łącznie powinniśmy otrzymać od klienta). W środkowej kolumnie zebraliśmy wszystkie wpłaty, zatem wiemy ile pieniędzy już otrzymaliśmy od klienta. W związku z tym w trzeciej tabeli, na podstawie wartości projektu, zaliczek i wystawionych faktur widzimy ile pieniędzy pozostaje do zapłaty 💲
Podsumowanie
Po takim uzupełnieniu projektu, widzimy odpowiednie dane na tablicy kanban, a także jesteśmy w stanie przeanalizować zlecenie, wyciągnąć wnioski oraz istotne statystyki. Im więcej informacji zapiszesz tutaj, tym bardziej odciążasz swoją głowę. Po co starać się zapamiętywać to, co można łatwo zebrać w SCCOT? 🤔