Z czego składa się biblioteka szablonów?
W bibliotece znajdziesz gotowe szablony ofert ogólnych (na produkty i usługi), a już niebawem także wzory dostosowane typowo pod konkretne branże.
Oferty różnią się od siebie np. liczbą działów, występowaniem działów wariantowych czy możliwością stworzenia np. karty produktu. Dodatkowo, różnice między wzorami obejmują np. pokazywanie/ukrywanie cen jednostkowych czy sposobem wyświetlania pozycji. Dlatego z pewnością znajdziesz szablon, którego potrzebujesz.
Każdy szablon oferty ma gotowe opisy oraz przykładowe zdjęcia. Są to nasze propozycje - możesz z nich korzystać do woli lub dostosować je do swojego stylu.
Gdzie znajdę szablony ofert?
Po kliknięciu przycisku "+Nowa Oferta", otworzy Ci się okno, w którym wybierzesz czy chcesz stworzyć swoją ofertę od podstaw czy skorzystać z szablonu.
Po kliknięciu w przycisk "Użyj szablonu", zobaczysz bibliotekę szablonów.
Z lewej strony możesz posortować szablony względem branż oraz rodzaju szablonu. Szablony w wersji Freemium to proste, zwięzłe oferty. Szablony w wersji Premium to nie tylko te proste oferty, ale również dokumenty bardziej zaawansowane, wzbogacone o działy wariantowe czy katalog i kartę produktu.
Po wybraniu szablonu, z prawej strony zobaczysz najważniejsze informacje, takie jak:
Opis szablonu
Zawartość oferty
Interaktywną wizualizację szablonu
Odnośnik do artykułu i filmu, które pomogą Ci dostosować szablon oferty do swoich potrzeb.
Kiedy zdecydujesz się na wykorzystanie danego szablonu, kliknij przycisk "Użyj szablonu" w prawym, górnym rogu.
Jak edytować szablon oferty?
Po wybraniu szablonu i kliknięciu w przycisk "Użyj szablonu", otworzy się okno z danymi dotyczącymi oferty. W tym miejscu należy uzupełnić jej nazwę, status i datę sporządzenia. Opcjonalnie można na tym etapie dodać klienta do oferty oraz datę jej ważności.
Po uzupełnieniu tych danych i kliknięciu "utwórz", znajdujemy się już wewnątrz oferty. Przejdźmy teraz przez edycję każdego z elementów.
Strona tytułowa
Żeby przejść do edycji strony tytułowej, należy kliknąć w zakładkę "Wprowadzenie" (1), a następnie w "Strona tytułowa" (2).
Po przejściu do strony tytułowej widok będzie prezentować się tak:
Możesz tutaj edytować następujące elementy:
Logo Twojej firmy - domyślnie zaczytuje się ono z Profilu Firmowego. Możesz je tutaj dowolnie zmieniać
Zdjęcie okładkowe - w szablonie znajdziesz przykładowe zdjęcie. Możesz je wykorzystać lub zmienić na swoje własne
Opis do oferty, który składa się z:
nagłówka pokazującego się na każdej stronie oferty
Tytułu oferty
Opisu na stronie tytułowej. Zazwyczaj to miejsce na podziękowanie za zainteresowanie usługami i zaproszenie do zapoznania się z ofertą
Ustawienie dodatkowe - pokazanie imienia i nazwiska opiekuna klienta
Kluczowe marki - jeśli opierasz swoją ofertę na produktach konkretnych marek, możesz wyeksponować je na stronie tytułowej.
Strona opisowa
Ten fragment oferty możesz edytować w tym miejscu:
Wówczas widok będzie prezentować się w ten sposób:
Możesz tutaj edytować takie elementy, jak:
Dane oferty
Dane kontrahenta (w pierwszej kolejności należy utworzyć jego profil w funkcji "Kontrahenci")
Opis do oferty - jest to dodatkowe miejsce na opisanie np. Twojej firmy czy stosowanej w ofercie technologii.
Po przesunięciu w dół strony widzimy dodatkowe opcje:
Edytowalne elementy tutaj to:
Proponowana forma rozliczenia - do wyboru z listy lub uzupełnienia własnej wartości
Sposób wykonania kalkulacji - do wyboru z listy lub uzupełnienia własnej wartości
Udzielana gwarancja - do wyboru z listy lub uzupełnienia własnej wartości
Załączniki do oferty. UWAGA! Ten element służy wyłącznie do wylistowania załączników - nie ma możliwości wgrania ich do SCCOT.
Adnotacja końcowa - miejsce na tekst na końcu oferty, zakończone miejscem na podpisy. Dlatego często używamy jej jako np. klauzula RODO, draft umowy czy po prostu podziękowanie za zapoznanie się z ofertą.
Działy i rozdziały - struktura oferty
By przejść do edycji działów kalkulacyjnych, należy kliknąć przycisk "Kalkulacje", a następnie przycisk z nazwą działu.
Wówczas widok prezentować się będzie następująco:
Możesz tutaj zmienić takie elementy, jak:
dodanie nowego działu
zmiana lub usunięcie nazwy działu
Nadanie lub zmiana nazwy rozdziału
Nadanie stawki VAT do rozdziału (z listy rozwijanej)
Wgranie opisu i zdjęć (max. 2)
Dodatkowo, po przejściu w dół strony w tym miejscu możesz dodać kolejny rozdział:
A jeśli w ofercie znajdują się co najmniej 2 działy, możesz w tym miejscu oznaczyć je jako działy wariantowe:
Pozycje
Każda z pozycji jest oczywiście edytowalna. Dane do edycji różnią się nieco między robocizną a materiałem/sprzętem, zatem spójrzmy jak to dokładnie wygląda.
Robocizna
Nazwę, liczbę, jednostkę oraz cenę pozycji możemy edytować już na samym początku:
Edytowalne elementy tutaj to:
nazwa pozycji
jednostka (z listy rozwijanej)
ilość
cena katalogowa
nałożony rabat
cena ofertowa (ta, którą musi zapłacić klient)
Do każdej pozycji robocizny możemy dodać dodatkowe informacje:
Rozwijamy daną pozycję za pomocą ptaszka (2). W tym miejscu możemy dodać takie elementy, jak:
3. opis krótki (maksymalnie 250 znaków)
4. opis pełny (nieograniczony)
5. Zdjęcie (po jednym na pozycję).
W tym miejscu z daną usługą możemy dodać również potrzebne do jej wykonania materiały i sprzęt (6).
Materiały i sprzęt
Edycja pozycji materiału i sprzętu jest identyczna, więc w tym przykładzie skupimy się wyłącznie na materiałach.
Nazwę, liczbę, jednostkę oraz cenę pozycji możemy edytować już na samym początku, trzeba pamiętać o zmianie zakładki (1) na materiały:
Edytowalne elementy tutaj to:
2. nazwa pozycji
3. jednostka (z listy rozwijanej)
4. ilość
5. cena katalogowa
6. nałożony rabat
7. cena ofertowa (ta, którą musi zapłacić klient)
Każdą z pozycji możemy rozwinąć za pomocą ptaszka (1.)
Możemy tutaj dodać takie elementy, jak:
2. Krótki opis (maksymalnie 250 znaków)
3. Pełny opis (nieograniczony)
4. Zdjęcie (po jednym na każdą pozycję)
Dodatkowo, przy okazji materiałów i sprzętu możemy dodać także ich atrybuty.
Żeby to zrobić, wystarczy zmienić zakładkę (1) na Atrybuty. Dzielimy je na podstawowe (domyślne), takie jak nazwa producenta, numer katalogowy czy link do strony WWW. Możesz dodać także swoje własne atrybuty w nieograniczonej ilości.
Podsumowanie
Biblioteka szablonów powstała po to, by usprawnić Ci pracę - na pewno znajdziesz w niej coś dla siebie, zatem korzystaj do woli! Powyżej znajdziesz także podstawową pomoc w kwestii dostosowania wzoru oferty pod swoją charakterystykę. Gdyby pojawiły się jakieś problemy, skontaktuj się z nami poprzez LiveChat - z chęcią pomożemy!